Konsep Data

Pendahuluan

Dalam dunia IT dan kebutuhan yang disesuaikan, ternyata banyak sekali kejadian yang jika kita memandang untuk kemajuan teknologi dan komunikasi dapat dibuat prosedur dan aturan yang sama sehingga informasi yang dibutuhkan dari suatu kasus akan sama. Biasanya dalam dunia IT yang menjadi permasalahan adalah kasus-kasus yang sering terjadi dan untuk penyelesaiannya masih dengan prosedur yang manual. Beberapa contoh kasus yang terjadi dibeberapa tempat, seperti pengelolaan data administrasi, pengelokaan data perpustakaan (sudah banyak yang tidak manual), dan lain-lain. Untuk mengatasi beberapa contoh kasus diatas diperlukan data dan informasi yang dibutuhkan.

Tinjauan Pustaka

Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Pembahasan

Data adalah catatan atas kumpulan fakta. Data merupakan bentuk jamak dari datum, berasal dari bahasa Latin yang berarti "sesuatu yang diberikan". Dalam penggunaan sehari-hari data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra.

Bila kita akan mengungkapkan sekumpulan data, tentulah harus dipilah-pilah tipe-tipe atau jenis-jenis datanya terlebih dulu. Misalkan kumpulan data mahasiswa dan data dosen, kumpulan data karyawan dan data konsumen, dan sebagainya.

Data dapat berupa nilai yang terformat,teks,citra,audio,dan video. Data terformat adalah data dengan suatu format tertentu,misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam atau menyatakan nilai mata uang.

Hierarki Data

Data secara tradisional diorganisasikan ke dalam suatu hirarki yang terdiri dari elemen data (field), catatan (record), dan file.

• Elemen data, adalah unit yang terkecil, tidak dapat lagi dibagi menjadi unit data yang lain. Pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan attribute lain yang berkaitan dengan pegawai. Istilah lain untuk elemen data adalah medan(field), kolom,item dan attribut
• Rekaman, adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Sebagai contoh , nama, alamat, kota, dan tempat tinggal lahir seseorang pegawai dapat di himpun dalam sebuah rekaman. Istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris
• Berkas, adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuag berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu objek. Dalam sistem basis data relasional , berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi

Penyimpanan Data

Penyimpanan ataupun penulisan character demi character yang ada didalam external memory, harus diatur sedemikian rupa sehingga komputer bisa dengan mudah menemukan kembali data-data yang tersimpan didalamnya. Aturan inilah yang kemudian dikenal sebagai organisasi file.

Dalam hal ini, dikenal ada beberapa metoda, yaitu:

• Sequential File
• Random
• Index Sequential File.

Sequential file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan.Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya.Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya. Dalam melakukan pembacaan data, juga akan dilakukan secara berurutan, artinya, pembacaan akan dimulai dari data paling awal dan dilanjutkan dengan data berikutnya sehingga data yang dimaksud bisa diketemukan.

Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File (Bisa dibaca secara langsung). Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya.

Index Sequential File merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil.

Akses Data

File menyimpan informasi. Bila digunakan, informasi tersebut harus diakses dan dibaca ke

memory. Terdapat beberapa cara mengakses informasi pada file, cara pengaksesan ini berbeda dari satu sistem dengan sistem yang lain. Metode pengaksesan ini terangkum menjadi lima metode yaitu:

• Metode sequential
• Metode akses langsung
• Metode indexed sequential
• Metode Pile
• Metode indexed
• Metode direct atau hashed

Akses Berurutan (Sequential Access)

Akses berurutan merupakan metode akses paling sederhana. Informasi pada file diproses secara berurutan, satu record diakses setelah record yang lain. Semua record mempunyai penjang yang sama, yang terdiri dari field-field dengan panjang yang sama dan jumlahnya juga sama dalam uruta yang khusus.urutan ini secara fisik dan secara logika sama pada waktu penyimpanan file di media penyimpanan.

Akses Langsung (Direct Access)

File merupakan logical record dengan panjang tetap yang memungkinkan program membaca dan

menulis record dengan cepat tanpa urutan tertentu. Metode akses langsung berdasarkan model disk dari suatu file, memungkinkan acak ke sembarang blok file, memungkinkan blok acak tersebut dibaca atau ditulis.

Metode Berindek

Metode akses berindek menggunakan banyak indek untuk setiap jenis field yang mungkin menjadi subjek pencarian. Record-record diakses hanya melalu indeknya. Terdapat dua jenis indeks yang digunakan seperti:

• Exhaustive : terdiri dari satu entry untuk setiap record dalam file utama. Indek diorganisasikan sebagai file sequential untuk memudahkan pencarian
• Partial : terdiri dari banyak entry ke record di mana field berada.Dengan panjang record yang bervariasi, maka beberapa record tidak akan terdiri dari semua field. Ketika record baru ditambahan ke file utama, amak semua file indek harus di update.

Metode Sequential Berindek

Metode akses lain dapat dibangun berpedoman pada metode direct access. Metode tambahan ini

biasanya melibatkan konstruksi indeks untuk file. Indeks, seperti indeks pada bagian akhir buku,

berisi pointer ke blok-blok tertentu. Untuk menentukan masukan dalam file, pertama dicari indeks, dan kemudian menggunakan pointer untuk mengakses file secara langsung dan menemukan masukan yang tepat. File indeks dapat disimpan di memori. Bila file besar, file indeks juga menjadi terlalu besar untuk disimpan di memori. Salah satu pemecahan nya adalah membuat indeks untuk file indeks. File indeks primer berisi pointer ke file indeks sekunder, yang menunjuk ke data item aktual.

Metode Pile

Metode file data dihimpun dengan urutan kedatangan data, record-record terdiri dari field-field yang berbeda atau field-field yang mirip dalam urutan yang berbeda, sehingga dapat dikatakan tidak terstruktur. Jika pencarian record yang terdiri dari field khusus dengan nilai khusus, maka dibutuhkan pengujian pada setiap record di dalam pile (tumpukan) sampai record yang dicari ditemukan atau keseluruhan file sudah diperiksa

Metode Direct atau Hashed

Metode langsung sering digunakan untuk permintaan pengaksesan yang cepat di mana panjang dari record yang tetap digunakan dan dimana record selalu diakses sekali dalam satu waktu. Contoh seperti direktori, table Nama, jadwal Metode ini masih menggunakan key field untuk setiap record, tetapi tidak menggunakan konsep yang berurut. Metode direct menggunakan fungsi hashing pada nilai kunci dari file. Metode Hashing intinya digunakan untuk mengurangi banyaknya ruang alamat yang digunakan serta melakukan pemetaaan (melakukan konversi) dari kunci rekaman yang memiliki cakupan nilai yang luas ke nilai alamat yang memiliki cakupan yang telah dipersempit

Pemrosesan Data

Dalam melakukan pemrosesan data kita dapa melakukan dengan 2 metode yaitu :

• Batch Data Processing
• On-line Data Processing

Metode Batch Data Processing

Batch processing meliputi pemrosesan data secara kelompok. Sama dengan proses pemasukkan data secara kelompok, data yang sudah masuk dikumpulkan sampai batas tertentu (bisa dalam kuantitas maupun waktu) kemudian baru diproses.

Secara umum pendekatan batch processing digunakan bersamaan dengan pendekatan batch entry, namun dalam beberapa aplikasi, batch processing digunakan bersamaan dengan pendekatan on-line entry. Pada aplikasi ini data transaksi yang terjadi disimpan dalam suatu tempat sementara sampai jumlah tertentu (atau waktu tertentu) baru kemudian akan diproses.

Pendekatan ini banyak digunakan jika transaksi yang terjadi mempunyai volume yang besar dan bersifat rutin. Dalam pendekatan ini terdapat dua tipe up-date data, yaitu : sequential (berurut) dan random (acak).

Metode On-line Data Processing

Dalam pendekatan ini pemrosesan data akan dilakukan begitu data transaksi muncul. Pendekatan ini digunakan untuk situasi yang bersifat dinamis, dimana informasi yang up-to-date sangat dibutuhkan.

Pendekatan ini juga biasa disebut sebagai sistem pemrosesan interaktif, karena on-line processing umumnya melibatkan interaksi langsung dengan manusia. Kombinasi yang paling mungkin adalah menggunakan on-line processing dengan on-line data entry.

Peranan Database dan DBMS

Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahlan akitivitas untuk memperoleh informasi. Database dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memeakai pendekatan bebasis berkas.

Untuk mengelola database diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS. DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai, membuat, memelihara, mengontrol, dan mengkases basis data dengan cara yang praktis dan efesien. DBMS dapat digunakan untuk mengakomodasikan berbagai macam pemakai yang memiliki kebutuhan akses yang berbeda-beda

Keuntungan DBMS :

• Mengurangi pengulangan data.
• Mencapai independensi data.
• Mengintegrasikan data dari beberapa file.
• Mengambil data dan informasi secara cepat.
• Meningkatkan keamanan.

Kerugian DBMS :

• Memperoleh perangkat lunak yang mahal.
• Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.
• Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA.

Kesimpulan

Data merupakan catatan kumpulan fakta. Data dalam dunia komputer adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Dalam Konsep Data banyak Metode-Metode yang digunakan dalam mengatur data. Data secara tradisional diorganisasikan ke dalam suatu hirarki yang terdiri dari elemen data (field), catatan (record), dan file. Ada tiga metode penyimpanan data, yaitu Sequential File, Random dan Index Sequential File.

Referensi

http://id.wikipedia.org/wiki/Data

http://zonaekis.com/konsep-data-dan-informasi

http://statistik4life.blogspot.com/2009/11/konsep-dan-jenis-data.html

http://ijobaraya.wordpress.com/2009/07/27/definisi-data-dan-informasi/

http://terbaru2010.com/ilmu-komputer-pengertian-database-cara-membuat-database.html

http://bwahyudi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/1200/Datada~1.doc

http://widyo.staff.gunadarma.ac.id/.../files/.../Modul_ke_10_sim_PTIK.doc

http://yohanes_ari.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/.../SIM1-Database.pdf

http://yemimaidea-41207373.blogspot.com/2009/12/database.html

http://s3mrp.blogdetik.com/2009/11/04/macam-macam-dbms-database-managemen-system/