Brotherzie: Model Sistem Umum Perusahaan

Model Sistem Umum Perusahaan

Pendahuluan

Pada Kesempatan Kali ini saya akan menjelaskan tentang Model Sistem umum Perusahaan, Bagaimanakah bentuknya?? dan penerapannya dalam suatu perusahaan.

Tinjauan Pustaka

· Model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi. Bentuknya dapat berupa model fisik (maket, bentuk prototipe), model citra (gambar rancangan, citra komputer), atau rumusan matematis. (http://id.wikipedia.org/wiki/Model)

· Struktur adalah bagaimana bagian-bagian dari sesuatu berhubungan satu dengan lain atau bagaimana sesuatu tersebut disatukan. Struktur adalah sifat fundamental bagi setiap sistem. Identifikasi suatu struktur adalah suatu tugas subjektif, karena tergantung pada asumsi kriteria bagi pengenalan bagian-bagiannya dan hubungan mereka. Karenanya, identifikasi kognitif suatu struktur berorientasi tujuan dan tergantung pada pengetahuan yang ada. (http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur)

· Menurut Prof. Benny H. Hoed, struktur adalah bangun (teoritis) yang terdiri atas unsur-unsur yang berhubungan satu sama lain dalam satu kesatuan. Struktur ada struktur atas, struktur bawah. Struktur mempunyai sifat: Totalitas, Transformatif, Otoregulatif

Pembahasan

Berbicara tentang model, model sendiri itu mempunyai banyak arti, namun dalam hal konteks ini kita akan berbicara model dalam bentuk gambaran atau teori. Model adalah rencana, representasi, atau deskripsi yang menjelaskan suatu objek, sistem, atau konsep, yang seringkali berupa penyederhanaan atau idealisasi.

Terdapat empat jenis model dasar, yaitu :

1. Model fisik, gambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.

2. Model naratif, gambaran entitasnya secara lisan atau tulisan. Model ini sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.

3. Model grafik, gambaran entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk.

4. Model matematika, gambaran dalam bentuk Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika.

MODEL SISTEM UMUM

Pendekatan yang dilakukan dalam hal ini adalah berdasarkan penggunaan komputer dalam bisnis, mencakup hal semua sistem informasi di segala jenis organisasi, dan sarana yang digunakan adalah model sistem umum perusahaan.

Sistem Fisik

Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

Arus sumber daya fisik yang mengalir :

1. Arus material.

2. Arus personil.

3. Arus mesin.

4. Arus uang.

Sumberdaya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi transformasi, dan suberdaya output dikembalikan ke lingkungan yang sama. Karena itu sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.

1. Arus Material

Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu, material tersebut di masukkan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material yang sekarang sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai dikirim kepada para pelanggan.

Pada perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material tersebut. Fungsi manufaktur mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran yang mendistribusikan produk jadi kepada para pelanggan. Kedua bidang tersebut harus bekerja sama untuk mempermudah arus material.

2. Arus Personil

Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses transformasi, baik secara langsung maupun tidak langsung. Fungsi sumber daya manusia juga memproses pemberhentian pegawai (mengundurkan diri, phk, atau pensiun), dan sumber daya tersebut dikembalikan kepada lingkungan.

3. Arus Mesin

Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan. Mesin-mesin tersebut dipakai terus menerus, jarang disimpan begitu saja. Karena sumber pasokannya yang khusus, tanpa penyimpanan, dan jalur pembuangannya juga khsusu, sehingga arus mesin adalah sumber daya fisik yang paling langsung. Namun, pengendalian arus mesin tersebar antar berbagai bidang fungsional yang menggunakan mesin tersebut.

4. Arus Uang

Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, yang memberikan pinjaman dan bunga atas investas, serta dari pemerinta, yang menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan. Tanggung jawab pengendalian arus uang hanya berada pada fungsi keuangan.

Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya, yang adalah arus sesuatu yang mewakili uang (cek, slip kartu kredit, transaksi dalam bentuk elektronik). Hanya pada tingkat eceran uang kas benar-benar berpindah tangan.

Karena itu arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan, para pelanggan, pemasok, pemegang saham, pekerja, dan pemerintah.

Sistem Konseptual

Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran tersebut dinamakan lingkaran umpan balik, yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian dan sebaliknya. Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

1. Sistem Lingkaran Terbuka

Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Gambar 6.1. menunjukkan sistem terbuka dan sekaligus sistem lingkaran terbuka. Hanya sedikit perusahaan bisnis yang menggunakan konsep tersebut. Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya. Perusahaan itu mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengendalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem (kebangkrutan).

2. Sistem Lingkaran Tertutup

Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya. Hal tersebut ditunjukkan pada Gambar 6.2.

Pengendalian Manajemen

Lingkaran umpan balik tediri dari informasi. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, (lihat Gambar 6.3). Informasi tersebut menggambarkan output sistem. Banyak laporan manajemen mencakup informasi jenis tersebut (misalnya volume produksi, biaya distribusi, dan analisis penjualan). Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah jenis output, maka ukuran output merupakan bagian integral dari pengendalian sistem.

Pengolah Informasi

Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer tersebut harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme yang menghasilkan informasi tersebut dinamakan Pengolah Informasi.

Ketika para manajer menentukan output yang harus disediakan pengolah informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi tersebut memberi kontribusi pada nilai informasi.

Adapun dimensi informasi yang dimaksud, yaitu :

1. Relevansi

Berkaitan dengan masalah yang terjadi. Manajer harus mampu memilih informasi yang diperlukan tanpa membaca seluruh informasi mengenai subyek lain.

2. Akurasi

Idealnya, semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Kasus aplikasi pembayaran gaji, penagihan dan piutang, menuntut ketelitian 100 %.

3. Ketepatan Waktu

Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelu situasi krisi menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menggambarkan apa sedang terjadi saat ini, selain apa yang telah terjadi di masa lampau.

4. Kelengkapan

Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Namun, rancangan sistem seharusnya tidak menenggelamkan manajer dalam lautan informasi. Istilah kelebihan informasi (information overload) mengakui adanya bahaya dari informasi yang terlalu banyak. Manajer harus mampu menentukan jumlah rincian yang diperlukan.

Penutup

Jadi, Dalam Suatu Perusahaan kita memerlukan adanya Model sistem umum, yaitu sistem umum secara fisik dan sistem umum secara konseptual, Pada sistem umum secara fisik terdapat 4 arus sumber daya yang mengalir, yaitu :

1. Arus material.

2. Arus personil.

3. Arus mesin.

4. Arus uang.

Dan pada sistem umum secara konseptual terdapat 2 sistem. Yaitu:

1. Sistem Lingkaran Terbuka

2. Sistem Lingkaran Tertutup

Referensi

http://www.kaskus.us/blog.php?b=21481

http://danielraka.wordpress.com/2010/03/03/model-sistem-umum-perusahaan/

http://www.slideshare.net/herythe/competitive-advantages

http://ochiyosi.blogspot.com/2010/10/model-sistem-umum-perusahaan_19.html